Tillstånd & annat du måste tänka på

Tillstånd till allmänna sammankomster, offentlig tillställning och offentlig plats ansöks om hos Polisen. Följande offentliga tillställningar kräver normalt alltid tillstånd oavsett var de äger rum:

• Offentliga danstillställningar (då publiken inbjuds att dansa)
• Tivoli och festtåg
• Marknader och mässor (större arrangemang)
• Tävlingar och uppvisningar i sport, idrott och flygning
• Fyrverkerier och pyroteknik
• Uppsläpp av ballonger eller rislampor
• Cirkusföreställningar, mannekänguppvisningar och bingotillställningar

En blankett ska användas när du ansöker om allmän sammankomst, offentlig tillställning eller användande av offentlig plats. En offentlig plats kan vara en väg, gata, trottoar, park eller liknande, det vill säga en plats som ofta används.

För att du ska få din ansökan prövad måste du betala en avgift till polisen. Avgiften gäller själva prövningen och tas därför ut oavsett om din ansökan beviljas eller inte. Gör din ansökan i god tid, så att du hinner få ditt tillstånd i tid för ditt evenemang. Polisens tillståndsenhet kontaktar även andra myndigheter, räddningstjänst och kommuner som eventuellt berörs av ansökan och tar deras bedömningar i beaktande innan beslut tas, därför kan det ta lite tid innan du får svar på din ansökan.

Beskriv evenemanget utförligt så att inga tidskrävan­de kompletteringar måste göras senare. Uppgifter som bland annat efterfrågas är plats, evenemanget start- och sluttid, förväntad publiksiffra samt ålder på besökarna.

Ansöka om tillstånd - Polisens webbplats Länk till annan webbplats.

Tillstånd för servering av alkohol

För att få sälja eller servera alkohol till allmänheten krävs tillstånd enligt alkohollagen. Detta tillstånd söks hos kommunens alkoholhandläggare. Tänk på att detta kan ta lång tid så ansök så snart evenemangsplanerna är fastställda, minst sex veckor innan evenemanget.

Enligt Alkohollagen får serveringen börja klocka 11.00 och skall vara avslutad senast klockan 01.00 om inte tillståndsmyndigheten beslutar om annan sluttid och då krävs särskilda skäl.

Gäller för festivaler och liknande evenemang med alkoholservering:

• Servering av spritdrycker tillåts ej.
• Sökanden ska ha beviljats markupplåtelse av markägaren.
• Miljö-Hälsas krav på livsmedelshantering ska vara uppfyllda.
• Lagad mat ska tillhandahållas.
• Säkerheten på serveringsområdet skall vara granskad av Räddningstjänst.
• Serveringen skall bedrivas på en avgränsad serveringsyta. Antalet sittplatser ska vara tillräcklig och avgränsningarna ska vara tydliga.
• Ansvariga för serveringen skall vara lämpliga för uppgiften, det vill säga vara godkända som ansvariga för alkoholservering enligt Alkohollagen. Kunskaper i svensk alkohollag krävs.
• Betryggande uppsikt över serveringen måste garanteras.
• Om flera restauranger ingår i ett evenemang och önskar servera alkoholdrycker ska samtliga söka sitt eget tillstånd. Varje tillstånd har eget serveringsområde.
• Kassaapparat ska vara godkänd. Kvitto ges till varje kund enligt lag.

Serveringstillstånd samt folkölsförsäljning - Lysekils kommun

Tillstånd för att hantera livsmedel och servera mat

Livsmedelsanmälan görs till kommunen, Lysekils kommun samarbetar med Sotenäs och Munkedal kring dessa frågor och det är miljöenheten i Sotenäs kommun som sköter dessa frågor. Kommunens livsmedelsinspektörer kontrollerar den mat som säljs eller skänks från restaurang, butik, storkök, foodtruck, torghandel med flera. Ingen ska bli sjuk av maten på grund av främmande ämnen eller slarv med hygienen.

All servering av livsmedel ska vara anmäld till kommunens miljöförvaltning. En livsmedelsanläggning ska alltid registreras, oavsett om den är fast, tillfällig eller ambulerande. Tag gärna kontakt med någon av kommunens livsmedelsinspektörer för att få stöd om vad som gäller kring servering av mat som sker inom just ditt evenemang. Du når dom via kontaktcenter eller miljoenheten@sotenas.se

Lotteritillstånd

Ofta krävs ett lotteritillstånd för att få sälja lotter, men inte alltid. Det finns mer information om detta här på vår webbplats.

Lotteritillstånd - Lysekils kommun

Tillstånd för parkering, eventuell avstängning vägar och annan infrastruktur

För tillstånd rörande infrastruktur, vänd dig i första hand till kommunens tekniska avdelning. Vid ett evenemang krävs det ofta att man anordnar extra parkeringar. Det kan behöva avsättas mark för detta, eventuellt kan vägar behöva stängas av tillfälligt. Det är viktigt att du tar kontakt med kommunens tekniska avdelning och diskuterar med dem kring bästa lösningen för ert evenemang och för allmän tillgänglighet och säkerhet. Nedan listar vi några viktiga delpunkter att tänka på kring infrastrukturen.

Markupplåtelse för till exempel parkering

Vid större evenemang kan du till exempelvis behöva hyra mark av kommunen för parkering, så kallad markupplåtelse.

Logistikplanering vid leveranser

Till ett evenemang kan många transporter från olika leverantörer bli aktuella, både före, under och efter själva evenemanget. Logistikplanering kan vara bra att genomföra för att säkerställa om omfattningen kommer vara så stor att externa parter påverkas. Om omfattningen av transporter kommer att påverka omgivningen bör även ett lastnings- och lossningsområde etableras.

Information till berörda

Om vägar behöver stängas av kan det behövas gå ut information om avstängningen i god tid till såväl allmänhet som eventuella affärsidkare och företag som kan tänkas beröras av en avstängning.

Behov av extra toaletter

Sanitetsanläggningar är en mycket viktig del av ett evenemangs infrastruktur. Det är både en säkerhetsfråga samt en bekvämlighet för besökarna. Det är ditt ansvar som arrangör att säkerställa att tillräckligt många toaletter finns tillgängliga i anslutning till evenemanget, självklart krävs även handikappanpassade toaletter. Renhållning innan, under och efter evenemanget bör vara en del av planen. Samma sak gäller eventuell klargöring och återställning av platsen.

Vatten och el

Behöver du el till ditt evenemang och saknar tillgång till nätanslutning vid evenemangsplatsen ska du kontakta LEVA AB, telefon 0523 - 66 78 00. Tillgång till tillfällig elanslutning kan vara avgiftsbelagd. Behöver du temporärt vatten till ditt evenemang och inte har tillgång till vattenanslutningar kontakta LEVA AB även för detta.

Buller/Ljud

Många utomhusaktiviteter utgör ofta olägenhet för sin omgivning. Musik och ljud från högtalaranläggningar kan medföra bullerstörningar för omkringboende. Särskilt det lågfrekventa bullret upplevs som störande. Folksamlingar utanför till exempel restauranger, samlingslokaler och utomhus arrangemang kan ge upphov till buller, speciellt under kvällar och nätter. Förutom från rop och skrik kommer bullret bland annat från radio/bandspelare och motorfordon.

Läs mer om vad som gäller för ditt evenemang på Folkhälsomyndighetens webbplats: Folkhälsomyndighetens allmänna råd om höga ljudnivåer Länk till annan webbplats.

Anmälan till räddningstjänsten

Planerar du ett evenemang i en lokal som inte tidigare brandbesiktats (lokaluthyraren har uppgifter om detta) måste du kontakta Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän, telefon 010-161 55 00, som gör en bedömning av hur många människor som får rymmas i lokalen. Sker evenemanget utomhus på offentlig plats kommer polisen automatiskt begära yttrande från räddningstjänsten som då gör en bedömning av utrymningsvägar, infartsvägar för utryckningsfordon med mera.

Användande av brandfarlig vara vid evenemang

Enligt gällande föreskrifter ska användande av terrassvärmare, grillar, kaminer eller dylikt som drivs med brandfarliga gaser eller vätskor anmälas till Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän, telefon 010-161 55 00. För användning av gasol krävs tillstånd.

Anmälan tillfällig övernattning

Tillfällig övernattning på skolor, gymnastiksalar, bygdegårdar och dylikt ska anmälas till Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän, telefon 010-161 55 00. Genom anmälan är räddningstjänsten informerad om att det vid anläggningen finns övernattande personer. I händelse av brand kan detta ha betydelse för utalarmering av räddningsstyrkor och agerande i samband med eventuell räddningsinsats.

Framkomlighet för räddningsfordon

Vid evenemang i form av festivaler, marknader, tillfälliga campingar, parader eller dylikt ska man se till att:

• Tillfälliga avspärrningar av gator, uteserveringar, inhägnader, tält och bodar inte hindrar framkomlighet för räddningsfordon till och runt byggnader. Räddningsvägar ska ha en minsta fri bredd om 3,0 meter och en fri höjd av minst 4,0 meter.
• Inhägnade områden för evenemang är åtkomliga för räddningsfordon från minst två håll.
• Besöksparkeringar och parkeringsvakter finns i tillräcklig omfattning så att gator som kan komma att användas av räddningsfordon inte blir blockerade av parkerade bilar.
• Marknadsplatser och tillfälliga campingplatser delas in i kvarter där det mellan de olika kvarteren finns körvägar framkomliga för räddningsfordon.

Samlingstält

Vid uppställning och användande av samlingstält ska man se till att:

Tältduk i samlingstält uppfyller kraven för svårantändligt material. Det finns minst två av varandra oberoende utgångar om samlingstältet rymmer över 30 personer. Vid fler än 400 men högst 800 personer ska det finnas minst 3 utgångar och vid fler än 800 personer ska det finnas minst 4 utgångar. Utgångarna bör ha en minsta fri bredd av 1,2 meter och vid beräkning av maximalt antal personer som får vistas i tältet ska 1 meter utrymningsbredd svara mot 150 personer. Samlingstält inte placeras närmare byggnad än 8 meter.

Uppställning av avfallskärl

Vid evenemang utomhus i anslutning till bebyggelse ska man med avseende på risken för anlagd brand se till att:

• Avfallskärl inte placeras under utstickande takfot eller skärmtak till byggnader.
• Plastkärl placeras minst 4 meter från byggnader.
• Öppna avfallscontainrar placeras minst 6 meter från byggnader.

Säkerhet vid evenemang

Du som anordnar ett evenemang ansvarar för att evenemanget genomförs på ett säkert sätt.

Arrangören ska i ett tidigt skede analysera riskerna med evenemanget och vidta lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra brand och andra olyckor. Arrangören bör utse en säkerhetsansvarig för evenemanget. Nedan följer ett antal punkter som alla evenemangsarrangörer bör ha med i sin planering inför evenemanget.

Riskanalys

• Områdesplan - Hur ser evenemangsplatsen ut och omkringliggande områden ut?
• Publikprofil - Vilken typ av publik förväntas besöka evenemanget, och hur hanteras de?
• Artistprofil - Vilka artister kommer att uppträda på evenemanget? Finns det något som organisationen måste känna till i förväg om dessa artister?

Övrigt om situationen, till exempel:

• Under vilken tidpunkt och årstid hålls evenemanget?
• Vilka personella resurser har evenemanget?
• Hur ser samarbetet med myndigheter och andra samarbetsparter ut?

Säkerhetsplan

Arrangören ska också ta fram en säkerhetsplan för agerande i händelse av brand eller annan olycka. Säkerhetsplanen skall gås igenom med de personer som ingår i evenemangets organisation. Planen bör minst innehålla följande:

• Hur man under evenemanget larmar SOS och vilka som ansvarar för detta.
• Hur man under evenemanget varnar publik/gäster och vilka som ansvarar för detta.
• Hur man utrymmer evenemanget och var eventuella återsamlingsplatser finns.
• Var man under evenemanget möter upp ambulans, polis eller räddningstjänst i händelse av brand, olycka, sjukdom eller dylikt.
• Var släckutrustning, sjukvårdsmateriel och dylikt finns under evenemanget och vilka i arrangörsorganisationen som ansvarar för att hantera denna utrustning.

Säkerhetsguide för evenemang - Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap Länk till annan webbplats.

Säkerhetsplaneringen och säkerhetsarbetet bör genomsyras av följande nyckelord:

• Förtänksamhet - att tänka efter i förväg - vad kan hända och vilka konsekvenser får det?
• Handlingsberedskap - att nyckelpersoner har korrekt information, kompetens och resurser för att lösa sitt uppdrag
• Felsäkerhet - att hela organisationen ska fungera - även om oförutsedda händelser inträffar

Besiktning

En detaljerad områdesbesiktning bör göras av evenemangsplatsen, det är särskilt viktigt att besiktiga:

• Publikflöde: Kommer byggnationer, staket och skyltar att möjliggöra ett bra publikflöde?
• Nödutgångar och tillfartsvägar: Är nödutgångar och tillfartsvägar fria från hinder och lätt åtkomliga?
• Underlag: Har väder/slitage från uppbyggnad påverkat underlaget så att det måste förstärkas?
• Temporär infrastruktur: För en dialog med leverantör och montör; kan de garantera att scener och andra temporära konstruktioner är uppförda på ett säkert sätt?

Miljö & Hållbarhet

Miljömärkning av evenemang

Lysekils kommun är medlem i organisationen Svenska Stadskärnor som arbetar för attraktiva stadskärnor. Greentime är en av Svenska Stadskärnors samarbetspartners och driver certifieringen Hållbart Evenemang.

Certifieringen Hållbart Evenemang är ett verktyg för evenemangsarrangörer som vill säkerställa sitt hållbarhetsarbete. För att nå certifieringen ska en oberoende revisor granska hållbarhetsarbetet, både innan (digitalt) och under evenemanget. I certifieringsprocessen används ett digitalt verktyg som ger dig struktur och stöd.

Hållbart Evenemang erbjuder också kunskapshöjning för organisationer inom evenemangsbranschen som vill öka kunskapen och praktiskt kunna tillämpa hållbarhetsarbete kring evenemang.

Certifieringen Hållbart Evenemang Länk till annan webbplats.

Egen checklista

För eget enklare arbete kan checklistan nedan användas för direkt egenkontroll av evenemangets hållbarhetsfokus:

• Återvinningsstationer med källsorteringsmöjligheter har placerats ut på lämpliga platser.
• Mat och konsumtionsprodukter under evenemanget är miljömärka och ekologiska.
• Engångsprodukter bör undvikas och kranvatten prioriteras framför flaskvatten.
• Transporter av material till evenemanget är så korta och få som möjligt. De går med så miljövänliga alternativ som möjligt, gärna fordon drivna på förnybart bränsle.
• Om extern lokal används bör den vara miljöcertifierad och använda sig av miljömärkta produkter.
• Övriga transporter av deltagare uppmuntras, eller kravställs så långt som möjligt, till kollektiva transportmedel eller miljömärkta alternativ, gärna fordon drivna på förnybart bränsle.
• El till evenemanget är ”grön el”, el som är producerad av sol, vind, vatten eller biobränsle.
• Elektronisk utrustning som inte används stängs av när det är möjligt.

Uppmuntra hållbara resor

Tipsa gärna dina evenemangsbesökare hur de kan ta sig till evenemanget på bästa hållbara sätt. Genom att åka kollektivt eller samåka gör dina besökare en insats för miljön. Använd gärna följande länkar i er kommunikation:

Resa till och inom Västsverige - Västsverige.se Länk till annan webbplats.

Buss: www.vasttrafik.se Länk till annan webbplats.

Tåg: www.sj.se Länk till annan webbplats.