Riktlinjer för Lysekils kommuns styrmodell
Styrmodellens övergripande syfte är att tydliggöra en gemensam struktur och ett gemensamt arbetssätt för styrning och ledning av kommunen och dess verksamheter. Styrmodellen omfattar därför hela kommunens organisation.
Styrmodellen för Lysekils kommun bygger på mål- och resultatstyrning. Detta innebär att ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Med utgångpunkt ifrån kommunens övergripande vision och värdegrund samt verksamhetens grundläggande uppdrag ska ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ligga så nära medarbetare och medborgare som möjligt. Arbetet ska genomsyras av medskapande och ansvarstagande.
Styrmodellen bygger på ytterligare några grundläggande tankar:
Ansvaret för allt arbete med planering och uppföljning enligt styrmodellen ligger hos varje organisatorisk nivå. Det innebär att kommunfullmäktige, nämnder och respektive chefer har ansvar på sin nivå. Det övergripande ansvaret för att äga, driva och utveckla styrmodellen ligger hos kommundirektören. Kommundirektören utser ansvariga personer för att stödja detta arbete.
Styrmodellen består av två olika delar:
Styrmodellens utgångspunkt är Lysekils kommuns övergripande vision och värdegrund samt kommunens och verksamheternas grunduppdrag vilka finns beskrivna i kommunala och statliga styrdokument. Som en del av arbetet med styrmodellen behöver grunduppdraget definieras och dokumenteras på alla nivåer i kommunens organisation.
A. Beskrivning av grunduppdraget ska omfatta:
Beskrivningen av verksamhetens grunduppdrag ska sammanfattas i för verksamheten kritiska kvalitetsfaktorer. Dessa ska beskriva de viktigaste faktorerna för att verksamheten har hög kvalitet och effektivitet med avseende på såväl ekonomi, personal, verksamhet och målgruppernas behov.
Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag delas styrmodellen in i tre delar:
B. En del som beskriver ekonomistyrning och resursfördelning (ramstyrning)
C. En del som beskriver mål och uppdrag för utvecklingsarbete
D. En del som beskriver kvalitetsfaktorer och hur grunduppdraget ska kvalitetssäkras
E. Arbetsprocessen för styrmodellen består av fyra steg:
Samtliga delar i styrmodellen och samtliga steg i arbetsprocessen ska utföras på varje organisatorisk nivå. Det innebär att varje politisk nivå och varje chefsnivå ska göras sin egen planering och uppföljning av styrmodellens olika delar.
Styrkedja för planering och uppföljning:
Kommunens vision och värdegrund utgör tillsammans med kommunala och statliga styrdokument grunden för verksamheternas uppdrag (grunduppdraget). Dessa delar ska utgöra en utgångspunkt för arbetet med finansiella mål och resursfördelning, mål och uppdrag för utvecklingsarbete samt kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer för att kvalitetssäkra verksamheten.
Kommunens vision och värdegrund finns beskrivna i ett särskilt dokument.
Några viktiga begrepp:
Begrepp | Definition |
---|---|
Vision | Önskvärt framtida tillstånd. Långsiktigt resultat (10 år eller mer). Ska ge inriktning och energi för utvecklingsarbetet. Behöver inte vara realistisk men ska vara vägledande. |
Värdegrund | Organisationens önskvärda förhållningssätt, agerande och beteende. |
Statlig styrning | Styrdokument som beslutats av staten, till exempel lagstiftning, planer eller riktlinjer. |
Kommunal styrning | Styrdokument som beslutats av kommunen, till exempel strategier, program, planer, policys, riktlinjer eller regler. |
Verksamhetens grunduppdrag | Verksamhetens grundläggande uppdrag i enlighet med både statliga och kommunala styrdokument. Grunduppdraget beskriver vem verksamheten är till för och vilka behov som ska tillgodoses. |
Ekonomistyrning och resursfördelning handlar om att utifrån tillgängliga resurser och god ekonomisk hushållning sätta finansiella mål och fördela resurser mellan kommunens olika verksamhetsområden.
Fullmäktige beslutar om ekonomistyrningsprinciper samt riktlinjer för god ekonomisk hushållning och resultatutjämningsreserv för Lysekils kommun.
Ekonomistyrningen innehåller finansiella mål och nyckeltal som syftar till att styra verksamheterna med utgångspunkt ifrån god ekonomisk hushållning.
Ekonomistyrningsprinciperna hanterar interna mellanhavanden, kapitaltjänstkostnader, över- och underskott, lokalkostnader och internprissättning med mera.
Resursfördelningsmodellen beskriver vilka faktorer som påverkar resursfördelningen till respektive nämnd. Respektive nämnd beslutar om sin egen resursfördelning.
Utöver dessa består styrmodellen av en budgetprocess och en investeringsprocess som beskriver olika aktiviteter och roller samt tidsplan.
Några viktiga begrepp:
Begrepp | Definition |
---|---|
Resursfördelningsmodell | Modell som beskriver vilka kriterier som ligger till grund för fördelning av resurser mellan olika delar av organisationen. |
Ekonomistyrning | Styrning av verksamheten genom finansiella mål, incitament och nyckeltal. |
Ekonomistyrningsprinciper | Regelverk som beskriver hur ekonomin ska styras och hanteras avseende god ekonomisk hushållning, resultatutjämningsreserv, uppföljning, över- och underskott, interna mellanhavanden, kostnader till följd av investeringar med mera. |
Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag genomförs omvärlds- och nulägesanalys som syftar till att identifiera prioriterade utvecklingsområden. Detta görs på varje organisatorisk nivå utifrån de uppdrag och förutsättningar respektive verksamhet har.
Utifrån de utvecklingsområden som identifieras formuleras ett fåtal prioriterade utvecklingsmål som ska utgöra en grund för verksamhetens förbättrings-, förändrings- och utvecklingsarbete. Utvecklingsmål tas fram på varje organisatorisk nivå och ska vara relevanta för den nivå som de formuleras på.
För varje utvecklingsmål arbetas strategier och åtgärder fram för att öka måluppfyllelse. Strategier och åtgärder ska på alla organisatoriska nivåer arbetas fram av tjänstepersoner eftersom det handlar om hur målen ska uppfyllas. Framtagna strategier kan också ingå i nämndens budgetplan. För varje utvecklingsmål ska också indikatorer tas fram vilka visar på utvecklingen. Indikatorerna kan baseras både på kvantitativa och kvalitativa mätmetoder.
Utvecklingsmål kan från ovanliggande nivå konkretiseras och utformas till uppdrag.
Styrmodellen skiljer mellan utvecklingsmål och uppdrag. Uppdrag innebär åtgärder eller aktiviteter som ska utföras på uppdrag av uppdragsgivaren.
Uppdragsgivare kan vara till exempel kommunfullmäktige, nämnd eller genom statlig styrning.
Uppdragen ägs av den som formulerat dem men verksamheten har ansvar att bidra genom olika åtgärder eller aktiviteter.
Några viktiga begrepp:
Begrepp | Definition |
---|---|
Budget 20xx, plan 20xx-20xx, Lysekils kommun | Plan som beskriver kommunfullmäktiges beslutade vision, värdegrund, kommunens grunduppdrag, ekonomiska förutsättningar, kritiska kvalitetsfaktorer, prioriterade utvecklingsområden med definition och motivering samt utvecklingsmål. Indikatorer med tillhörande mätmetoder ska följas upp och analyseras för varje målområde. |
Budget nämnd 20xx, plan 20xx och 20xx | Plan som beskriver nämndens verksamhet, ekonomiska förutsättningar, kritiska kvalitetsfaktorer och prioriterade utvecklingsmål med inriktning. Planen beskriver också hur verksamheten ska arbeta för ökad måluppfyllelse i form av strategier. Indikatorer med tillhörande mätmetoder ska följas upp och analyseras för varje målområde. |
Verksamhetsplan avdelningar och enheter med budget 20xx | Plan som beskriver verksamhetens grunduppdrag, ekonomiska förutsättningar, kritiska kvalitetsfaktorer och prioriterade utvecklingsmål. Planen beskriver också hur verksamheten ska arbeta för ökad måluppfyllelse i form av strategier och åtgärder. Indikatorer med tillhörande mätmetoder ska följas upp och analyseras för varje målområde |
Strategi | Beskriver en inriktning (vägval) på hur arbetet ska utföras i syfte att öka måluppfyllelse, effektivitet och/eller kvalitet. Beskriver hur utvecklingsmål, uppdrag, kvalitet och effektivitet ska uppnås (mer övergripande än åtgärder). |
Åtgärd | Aktivitet eller tillvägagångssätt som genomförs i syfte att öka måluppfyllelse, effektivitet och/eller kvalitet. Beskriver hur utvecklingsmål, uppdrag, effektivitet och kvalitet ska uppnås (mer detaljerat än strategier). |
Indikator | Indikator är detsamma som ett mått. För alla indikatorer behövs en mätmetod (kvalitativ eller kvantitativ). En indikator ska mäta måluppfyllelse, effektivitet och/eller kvalitet. |
En kritisk kvalitetsfaktor är en extra viktig och särskilt angelägen faktor som måste uppfyllas för att verksamhetens grundläggande uppdrag ska ha hög kvalitet.
Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag ska faktorer som är kritiska för kvaliteten identifieras och definieras. Faktorerna är kännetecken för god kvalitet och effektivitet. Kvalitetsfaktorerna sorteras i fyra perspektiv, målgrupps-, verksamhets-, medarbetar- och ekonomiperspektiv.
I syfte att kvalitetssäkra varje kvalitetsfaktor ska en eller flera kvalitetsindikatorer tas fram. En kvalitetsindikator är ett mått på uppnådd kvalitet och/eller effektivitet.
Respektive chef ansvarar för att kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer tas fram för verksamheten. Kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer ingår i varje års verksamhetsplan.
Nämnden fattar beslut om kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer i samband med beslut om kommande års budgetplan.
Några viktiga begrepp:
Begrepp | Definition |
---|---|
Kritisk | Med kritisk menas särskilt viktig eller angelägen. |
Kvalitetsfaktor | Faktor som är avgörande för att lyckas med grunduppdraget. Beskriver vad som kännetecknar god kvalitet och effektivitet i verksamheten. Kvalitetsfaktorerna sorteras i fyra perspektiv, målgrupps-, verksamhets-, medarbetar- och ekonomiperspektiv. |
Kvalitetsindikator | Mått på kvalitet och/eller effektivitet. Varje kvalitetsindikator ska utgå från en kvalitetsfaktor. Till varje kvalitetsindikator beskrivs mätmetod och hur ofta mätningen ska ske. |
Arbetet med styrning och ledning sker med utgångspunkt ifrån planerings- och uppföljningsprocessen. Processen omfattar delprocesserna:
Bilden nedan beskriver arbetsflödet i planerings- och uppföljningsprocessen:
Resultatet av planeringsprocessen dokumenteras i, för respektive nämnd, en budgetplan och för respektive verksamhet en verksamhetsplan med budget.
Dokumentationen innehåller följande:
I juni fastställer kommunfullmäktige budget för kommande år och plan för ytterligare två år.
I oktober fastställer respektive nämnd budget för kommande år och plan för ytterligare två år.
Uppföljningsprocessen dokumenteras i form av uppföljningsrapporter fem gånger per år.
Planeringsprocess:
Uppföljnings- och redovisningsprocess:
Några viktiga begrepp:
Begrepp | Definition |
---|---|
Analys av förutsättningar | Som underlag inför planering görs en analys av verksamhetens förutsättningar. Analysen ska omfatta:
|
Planering | Utifrån ovanstående analys genomförs planering. Planering och prioritering av mål och uppdrag samt ta fram strategier och åtgärder vilka tidsätts och ansvarsfördelas. |
Säkerställa genomförande | Genomföra strategier och åtgärder utifrån mål och uppdrag. |
Uppföljning | Uppföljning innebär att studera, tolka, jämföra och reflektera över data och resultat. Sammanfattning analys rapporteras till uppdragsgivaren via resultatdialog. |
Grundprincipen för samspelet mellan ledande politiker och tjänstepersoner är att politiker fokuserar på VAD- och NÄR-frågor (det resultat som ska uppnås, uppdrag som ska utföras samt när och inom vilka ramar). Tjänstepersoner fokuserar på HUR- och VEM-frågor (hur arbetet ska bedrivas samt ledas och fördelas).
Formaliserade, tydliga och kända spelregler ger en grund för att utveckla förutsättningarna för det politiska ledarskapet, för tjänstepersonernas ledarskap och för samspelet däremellan. Den som betraktar den kommunala organisationen utifrån får därmed en bättre insyn i ansvars- och uppgiftsfördelningen. Detta tydliggörs ytterligare i upprättade instruktioner för kommundirektör och förvaltningschefer.
Med dialog avses ett samtal mellan två parter i syfte att skapa en gemensam förståelse och acceptans. Dialog är ett samtal där båda parter befinner sig på samma nivå utan att någon ska ha rätt eller fel och utan att något beslut ska fattas. Dialog är ett samtal utifrån givet tema eller frågeställning.
Dialog används som styrmedel mellan olika roller och nivåer i organisationen för att öka förståelse, samsyn och acceptans avseende till exempel vision, värderingar, mål, inriktningar, uppdrag, resultat eller kvalitet.
Dialog kräver särskilda möten och bör heller inte ske under ordinarie nämndsmöten.
Dialogmöten kräver både förberedelse, planering samt utvärdering och ingår i processerna för planering och uppföljning.
Dialog ersätter inte befintliga styrdokument eller rapporter utan ska skapa ökad förståelse, samsyn och acceptans för dessa.
Kommunstyrelsens uppgifter beskrivs i kommunallagen, 6 kap.
Med utgångspunkt ifrån kommunfullmäktiges beslutade vision, värdegrund, utvecklingsområden med inriktningar, mål och uppdrag har kommunstyrelsen i uppgift att leda och samordna kommunens arbete.
Uppgiften att operativt leda och samordna arbetet ligger hos kommundirektören på kommunstyrelsens uppdrag. Kommundirektörens ledningsgrupp är ett viktigt forum för detta arbete för att säkerställa helhetssyn och delaktighet från kommunens verksamheter som helhet.
Uppdraget att leda och samordna utövas genom att:
Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utförs inom ramen för styrmodellen och dess olika delar. Det innebär att uppsiktsplikten inte är en sidoordnad eller separat uppgift utan en del av att arbeta enligt styrmodellen.
Uppgiften att operativt leda och samordna arbetet med uppsikt ligger hos kommundirektören på kommunstyrelsens uppdrag.
Uppsikten utövas genom:
Intern kontroll är generellt definierad som det arbete som utförs av en organisation i syfte att ge rimlig försäkran om att verksamheten uppfyller kvalitet och resultat inom följande kategorier:
Intern kontroll kan delas in i två delar:
De strategiska riskerna hanteras inom ramen för styrmodellen medan det upprättas en särskild intern kontrollplan för de operativa riskerna.
Strategiska risker hanteras i samband med nulägesanalysen. Utifrån nulägesanalys tas kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer fram. Avsikten är att kvalitetssäkra och följa upp att verksamheten bedrivs med hög kvalitet och på ett effektivt sätt.
Operativa risker hanteras genom Lysekils kommuns riktlinjer för intern kontroll. Syftet är att säkerställa och följa upp att den interna kontrollen och det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom förvaltningens verksamhet. Varje nämnd tar fram en intern kontrollplan.
I styrmodellen ingår att styra och genomföra olika uppgifter och uppdrag. Ju mer styrning en uppgift kräver desto större anledning finns det att fundera på formen för styrning och genomförande.
Genomförande av olika uppgifter och uppdrag kan fördelas och utföras i organisationen på tre olika sätt:
Arbetssätt:
Som stöd i arbetet med styrmodellen har Lysekils kommun ett digitalt verktyg för att dokumentera analys, planering, genomförande och uppföljning av verksamheten.