Riktlinjer för Lysekils kommuns styrmodell

Inledning och syfte

Styrmodellens övergripande syfte är att tydliggöra en gemensam struktur och ett gemensamt arbetssätt för styrning och ledning av kommunen och dess verksamheter. Styrmodellen omfattar därför hela kommunens organisation.

Grundläggande tankar kring styrmodellen

Styrmodellen för Lysekils kommun bygger på mål- och resultatstyrning. Detta innebär att ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Med utgångpunkt ifrån kommunens övergripande vision och värdegrund samt verksamhetens grundläggande uppdrag ska ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ligga så nära medarbetare och medborgare som möjligt. Arbetet ska genomsyras av medskapande och ansvarstagande.

Styrmodellen bygger på ytterligare några grundläggande tankar:

• Styrmodellen beskriver dels en struktur och dels ett arbetssätt för planering och uppföljning.
• Styrmodellen utgår ifrån kommunens och verksamheternas uppdrag som finns beskrivet i statliga och kommunala styrdokument.
• Styrmodellen hanterar alla typer av styrning. Styrning sker till exempel genom lagstiftning, vision, värderingar, strategier, program, planer, policys, riktlinjer, regler, mål, uppdrag med mera.
• Styrmodellen omfattar både planering och uppföljning av verksamheten utifrån styrdokumenten. En framgångsfaktor är att krav inte ställs på alltför detaljerad planering och uppföljning är av mer operativ karaktär.

Organisation för styrmodellsarbetet

Ansvaret för allt arbete med planering och uppföljning enligt styrmodellen ligger hos varje organisatorisk nivå. Det innebär att kommunfullmäktige, nämnder och respektive chefer har ansvar på sin nivå. Det övergripande ansvaret för att äga, driva och utveckla styrmodellen ligger hos kommundirektören. Kommundirektören utser ansvariga personer för att stödja detta arbete.

Övergripande beskrivning av styrmodellen

Styrmodellen består av två olika delar:

• Struktur för styrmodellen (A-D)
• Arbetsflöde i styrmodellen (E)

Styrmodellens utgångspunkt är Lysekils kommuns övergripande vision och värdegrund samt kommunens och verksamheternas grunduppdrag vilka finns beskrivna i kommunala och statliga styrdokument. Som en del av arbetet med styrmodellen behöver grunduppdraget definieras och dokumenteras på alla nivåer i kommunens organisation.

A. Beskrivning av grunduppdraget ska omfatta:

1. Verksamhetsidé
2. Kommunala och statliga styrdokument av särskild betydelse
3. Vem verksamheten är till för och vilka behov som ska tillgodoses
4. Hur verksamheten bidrar till kommunens övergripande vision och värdegrund
5. Verksamhetens organisation, ledningsstruktur och verksamhetens viktigaste processer
6. Beskrivning av medarbetare, behovet av kompetens och arbetsförhållanden

Beskrivningen av verksamhetens grunduppdrag ska sammanfattas i för verksamheten kritiska kvalitetsfaktorer. Dessa ska beskriva de viktigaste faktorerna för att verksamheten har hög kvalitet och effektivitet med avseende på såväl ekonomi, personal, verksamhet och målgruppernas behov.

Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag delas styrmodellen in i tre delar:

B. En del som beskriver ekonomistyrning och resursfördelning (ramstyrning)
C. En del som beskriver mål och uppdrag för utvecklingsarbete
D. En del som beskriver kvalitetsfaktorer och hur grunduppdraget ska kvalitetssäkras

E. Arbetsprocessen för styrmodellen består av fyra steg:

1. Analys av förutsättningar, omvärld och nuläge
2. Planering av resurser, mål och uppdrag samt kvalitetssäkring
3. Säkerställande av genomförande utifrån planering
4. Uppföljning och analys av resultat och kvalitet

Samtliga delar i styrmodellen och samtliga steg i arbetsprocessen ska utföras på varje organisatorisk nivå. Det innebär att varje politisk nivå och varje chefsnivå ska göras sin egen planering och uppföljning av styrmodellens olika delar.

Styrkedja för planering och uppföljning:

A Vision, värdegrund och grunduppdrag

Kommunens vision och värdegrund utgör tillsammans med kommunala och statliga styrdokument grunden för verksamheternas uppdrag (grunduppdraget). Dessa delar ska utgöra en utgångspunkt för arbetet med finansiella mål och resursfördelning, mål och uppdrag för utvecklingsarbete samt kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer för att kvalitetssäkra verksamheten.

Kommunens vision och värdegrund finns beskrivna i ett särskilt dokument.

Några viktiga begrepp:

B Ekonomistyrning

Ekonomistyrning och resursfördelning handlar om att utifrån tillgängliga resurser och god ekonomisk hushållning sätta finansiella mål och fördela resurser mellan kommunens olika verksamhetsområden.

Fullmäktige beslutar om ekonomistyrningsprinciper samt riktlinjer för god ekonomisk hushållning och resultatutjämningsreserv för Lysekils kommun.

Ekonomistyrningen innehåller finansiella mål och nyckeltal som syftar till att styra verksamheterna med utgångspunkt ifrån god ekonomisk hushållning.

Ekonomistyrningsprinciperna hanterar interna mellanhavanden, kapitaltjänstkostnader, över- och underskott, lokalkostnader och internprissättning med mera.

Resursfördelningsmodellen beskriver vilka faktorer som påverkar resursfördelningen till respektive nämnd. Respektive nämnd beslutar om sin egen resursfördelning.

Utöver dessa består styrmodellen av en budgetprocess och en investeringsprocess som beskriver olika aktiviteter och roller samt tidsplan.

Några viktiga begrepp:

C Plan för utveckling av verksamheten

Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag genomförs omvärlds- och nulägesanalys som syftar till att identifiera prioriterade utvecklingsområden. Detta görs på varje organisatorisk nivå utifrån de uppdrag och förutsättningar respektive verksamhet har.

Utvecklingsmål

Utifrån de utvecklingsområden som identifieras formuleras ett fåtal prioriterade utvecklingsmål som ska utgöra en grund för verksamhetens förbättrings-, förändrings- och utvecklingsarbete. Utvecklingsmål tas fram på varje organisatorisk nivå och ska vara relevanta för den nivå som de formuleras på.

För varje utvecklingsmål arbetas strategier och åtgärder fram för att öka måluppfyllelse. Strategier och åtgärder ska på alla organisatoriska nivåer arbetas fram av tjänstepersoner eftersom det handlar om hur målen ska uppfyllas. Framtagna strategier kan också ingå i nämndens budgetplan. För varje utvecklingsmål ska också indikatorer tas fram vilka visar på utvecklingen. Indikatorerna kan baseras både på kvantitativa och kvalitativa mätmetoder.

Utvecklingsmål kan från ovanliggande nivå konkretiseras och utformas till uppdrag.

Uppdrag

Styrmodellen skiljer mellan utvecklingsmål och uppdrag. Uppdrag innebär åtgärder eller aktiviteter som ska utföras på uppdrag av uppdragsgivaren.

Uppdragsgivare kan vara till exempel kommunfullmäktige, nämnd eller genom statlig styrning.

Uppdragen ägs av den som formulerat dem men verksamheten har ansvar att bidra genom olika åtgärder eller aktiviteter.

Några viktiga begrepp:

D Kvalitetssäkring av grunduppdraget

Kritiska kvalitetsfaktorer

En kritisk kvalitetsfaktor är en extra viktig och särskilt angelägen faktor som måste uppfyllas för att verksamhetens grundläggande uppdrag ska ha hög kvalitet.

Med utgångspunkt ifrån kommunens och verksamheternas grunduppdrag ska faktorer som är kritiska för kvaliteten identifieras och definieras. Faktorerna är kännetecken för god kvalitet och effektivitet. Kvalitetsfaktorerna sorteras i fyra perspektiv, målgrupps-, verksamhets-, medarbetar- och ekonomiperspektiv.

I syfte att kvalitetssäkra varje kvalitetsfaktor ska en eller flera kvalitetsindikatorer tas fram. En kvalitetsindikator är ett mått på uppnådd kvalitet och/eller effektivitet.

Respektive chef ansvarar för att kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer tas fram för verksamheten. Kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer ingår i varje års verksamhetsplan.

Nämnden fattar beslut om kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer i samband med beslut om kommande års budgetplan.

Några viktiga begrepp:

E Planerings- och uppföljningsprocessen

Arbetet med styrning och ledning sker med utgångspunkt ifrån planerings- och uppföljningsprocessen. Processen omfattar delprocesserna:

1. Analys av förutsättningar, omvärld och nuläge
2. Planering av resurser, mål och uppdrag samt kvalitetssäkring
3. Säkerställande av genomförande utifrån planering
4. Uppföljning och analys av resultat och kvalitet

Bilden nedan beskriver arbetsflödet i planerings- och uppföljningsprocessen:

Dokumentation

Resultatet av planeringsprocessen dokumenteras i, för respektive nämnd, en budgetplan och för respektive verksamhet en verksamhetsplan med budget.

Dokumentationen innehåller följande:

• Verksamhetsbeskrivning med analys av nuläge och förutsättningar
• Ekonomiska förutsättningar och budget
• Utvecklingsmål och kritiska kvalitetsfaktorer med indikatorer samt uppdrag

I juni fastställer kommunfullmäktige budget för kommande år och plan för ytterligare två år.
I oktober fastställer respektive nämnd budget för kommande år och plan för ytterligare två år.

Uppföljningsprocessen dokumenteras i form av uppföljningsrapporter fem gånger per år.

Planeringsprocess:

Uppföljnings- och redovisningsprocess:

Några viktiga begrepp:

Rollfördelning mellan politiker och tjänstepersoner

Grundprincipen för samspelet mellan ledande politiker och tjänstepersoner är att politiker fokuserar på VAD- och NÄR-frågor (det resultat som ska uppnås, uppdrag som ska utföras samt när och inom vilka ramar). Tjänstepersoner fokuserar på HUR- och VEM-frågor (hur arbetet ska bedrivas samt ledas och fördelas).

Formaliserade, tydliga och kända spelregler ger en grund för att utveckla förutsättningarna för det politiska ledarskapet, för tjänstepersonernas ledarskap och för samspelet däremellan. Den som betraktar den kommunala organisationen utifrån får därmed en bättre insyn i ansvars- och uppgiftsfördelningen. Detta tydliggörs ytterligare i upprättade instruktioner för kommundirektör och förvaltningschefer.

Dialog som styrmedel

Med dialog avses ett samtal mellan två parter i syfte att skapa en gemensam förståelse och acceptans. Dialog är ett samtal där båda parter befinner sig på samma nivå utan att någon ska ha rätt eller fel och utan att något beslut ska fattas. Dialog är ett samtal utifrån givet tema eller frågeställning.

Dialog används som styrmedel mellan olika roller och nivåer i organisationen för att öka förståelse, samsyn och acceptans avseende till exempel vision, värderingar, mål, inriktningar, uppdrag, resultat eller kvalitet.

Dialog kräver särskilda möten och bör heller inte ske under ordinarie nämndsmöten.

Dialogmöten kräver både förberedelse, planering samt utvärdering och ingår i processerna för planering och uppföljning.

Dialog ersätter inte befintliga styrdokument eller rapporter utan ska skapa ökad förståelse, samsyn och acceptans för dessa.

Kommunstyrelsens roll

Kommunstyrelsens uppgifter beskrivs i kommunallagen, 6 kap.

• 1 § Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet.
• 11 § Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning.

Kommunstyrelsens uppgift att leda och samordna

Med utgångspunkt ifrån kommunfullmäktiges beslutade vision, värdegrund, utvecklingsområden med inriktningar, mål och uppdrag har kommunstyrelsen i uppgift att leda och samordna kommunens arbete.

Uppgiften att operativt leda och samordna arbetet ligger hos kommundirektören på kommunstyrelsens uppdrag. Kommundirektörens ledningsgrupp är ett viktigt forum för detta arbete för att säkerställa helhetssyn och delaktighet från kommunens verksamheter som helhet.

Uppdraget att leda och samordna utövas genom att:

• Definiera och analysera nuläge och förutsättningar utifrån kommunfullmäktiges övergripande vision, värdegrund, utvecklingsområden med inriktningar, mål och uppdrag.
• Arbeta fram en plan (budgetplan).
• Fastställa strategier för att uppnå kommunfullmäktiges utvecklingsområden.
• Säkerställa att det som ingår i planen genomförs.

Kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utförs inom ramen för styrmodellen och dess olika delar. Det innebär att uppsiktsplikten inte är en sidoordnad eller separat uppgift utan en del av att arbeta enligt styrmodellen.

Uppgiften att operativt leda och samordna arbetet med uppsikt ligger hos kommundirektören på kommunstyrelsens uppdrag.

Uppsikten utövas genom:

• Analys av förutsättningar (och omvärld)
• Uppföljning av vision, värdegrund, mål och indikatorer samt uppdrag
• Uppföljning av finansiella mål och budget
• Uppföljning av kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer
• Uppföljning av intern kontroll och riskanalyser

Intern kontroll

Intern kontroll är generellt definierad som det arbete som utförs av en organisation i syfte att ge rimlig försäkran om att verksamheten uppfyller kvalitet och resultat inom följande kategorier:

• Effektivitet och produktivitet i verksamheten
• Tillförlitlig finansiell rapportering
• Efterlevnad av tillämpliga lagar och regler

Intern kontroll kan delas in i två delar:

• Strategiska risker
• Operativa risker

De strategiska riskerna hanteras inom ramen för styrmodellen medan det upprättas en särskild intern kontrollplan för de operativa riskerna.

Strategiska risker hanteras i samband med nulägesanalysen. Utifrån nulägesanalys tas kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer fram. Avsikten är att kvalitetssäkra och följa upp att verksamheten bedrivs med hög kvalitet och på ett effektivt sätt.

Operativa risker hanteras genom Lysekils kommuns riktlinjer för intern kontroll. Syftet är att säkerställa och följa upp att den interna kontrollen och det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom förvaltningens verksamhet. Varje nämnd tar fram en intern kontrollplan.

Linjeorganisation, projekt och processer

I styrmodellen ingår att styra och genomföra olika uppgifter och uppdrag. Ju mer styrning en uppgift kräver desto större anledning finns det att fundera på formen för styrning och genomförande.

Genomförande av olika uppgifter och uppdrag kan fördelas och utföras i organisationen på tre olika sätt:

• Uppgiften fördelas till och utförs av en funktion i linjen. Denna funktion får då ansvar för att lösa uppgiften.
• Uppgiften läggs i linjen och ska utföras enligt en fastställd process. En funktion får ansvar för att lösa uppgiften enligt den beskrivna processen samt utifrån de styr- och stöddokument som är kopplade till denna. Särskilt utsedd processägare och processledare ansvarar för att processen kontinuerligt förbättras.
• Uppgiften läggs i ett projekt med en särskild organisation, budget och tidplan. Projektet får då ansvar för att lösa uppgiften enligt beslutat projektdirektiv.

Arbetssätt:

Systemstöd

Som stöd i arbetet med styrmodellen har Lysekils kommun ett digitalt verktyg för att dokumentera analys, planering, genomförande och uppföljning av verksamheten.